Was ist wann zu tun?

Thunder storm at the airport (pixabay/skeeze)

Diese Blog-Reihe gewährt interessante Einblicke in das Projektmanagement in der Airline-Branche. Im dritten Blog wurde der Produktlebenszyklus vorgestellt und gezeigt, dass es auch ein Leben außerhalb von Projekten gibt. Da dieses Leben aber das Ergebnis eines Projektes ist, folgt diesmal an einem anschaulichen Beispiel aus der Branche ein vertiefter Blick auf die unterschiedlichen Phasen und den zeitlichen Ablauf eines Projekts.

 

April 2018, ein kalter, regnerischer Apriltag mit zum Teil heftigen Gewittern und Hagelschauern.

Im Operations Control Center (OCC) der Airline herrscht Hochbetrieb. Ankommende Flüge können wegen des Wetters nicht landen und müssen zu anderen Flughäfen umgeleitet werden, abgehende Flüge können wegen des Wetters nicht starten.

Die Kolleginnen und Kollegen im OCC geben ihr Bestes, um trotzdem die Verspätungen und Unannehmlichkeiten für die Fluggäste so gering wie möglich zu halten.

Vor einem knappen halben Jahr hat die Fluggesellschaft beschlossen, eine neue Planungs- und Steuerungssoftware zu beschaffen. Gerade in Situationen wie jetzt ist das alte System überlastet und hat verzögerte Antwortzeiten. Viel gravierender jedoch: Manche Informationen gehen im System verloren und müssen dann manuell nachbearbeitet werden.

Das Projektteam hat sich ein Stockwerk tiefer in einem Besprechungsraum zum wöchentlichen Projektstatusmeeting getroffen. Dabei ist die Projektleitung der Fluggesellschaft und die des Lieferanten. Man befindet sich mit den Arbeiten bereits in der Ausführungsphase, das Projekt liegt dabei im geplanten Zeit- und Budgetrahmen.

Zusätzlich nehmen diesmal die Leitung der Flugzeugumlaufplanung und -steuerung der Fluggesellschaft sowie ein Prozessexperte des Lieferanten teil, um Fragen zu den zukünftigen Arbeitsabläufen zu klären und die weitere Vorgehensweise abzustimmen

Alle Teilnehmer sind froh, dass sie im Trockenen und Warmen sitzen und am Morgen noch problemlos anreisen konnten.
 

Projektphasen

Die beschriebenen regelmäßigen Treffen von Lieferanten und Kunden sind wichtig, um den Projektfortschritt zu überprüfen und gegebenenfalls steuernd eingreifen zu können. Daher sind diesmal auch zusätzlich die Experten zum Thema Flugzeugumlauf dabei. In den letzten zwei Wochen hatten sich einige Unklarheiten mit entsprechendem Klärungsbedarf ergeben.

In der aktuellen „Ausführungsphase“ wird Software entwickelt, installiert, werden Daten aus dem bisherigen System in die Datenbank des neuen Systems übertragen. Erledigt werden diese Arbeiten u.a. durch Programmierer und Datenbankexperten des Lieferanten sowie die IT- Abteilung der Fluggesellschaft.

Parallel muss überwacht werden, ob die Aktivitäten nach Plan laufen. Dies erfolgt entsprechend auf Kunden- und Lieferantenseite durch die Projektleitungen, die sich dazu heute auch persönlich treffen.

Typische Phasen eines Projekts sind:

Aber was verbirgt sich hinter den Phasen?

a) Initiierung

Wie bereits im 2. Blogbeitrag geschildert wurde, ist zunächst das Projektziel zu formulieren und eine grundsätzliche Entscheidung zu treffen, das Projekt durchzuführen.

Mit dem formalen Projektauftrag ist dann der offizielle Startschuss gefallen (vgl. Blog 1, Projekteigenschaften – definierter Start und Ende).

b) Planung

Gemeinsam mit den Stakeholdern (Personen oder Organisationen, die ein Projekt beeinflussen, oder durch ein Projekt betroffen sind) werden die Anforderungen zur Erreichung des Ziels formuliert.

Darauf aufbauend erfolgt die eigentliche Planung, die die Triple Constraints (siehe Blog 1) berücksichtigt:

  • Inhalt und Umfang - Was muss am Ende fertiggestellt sein und ausgeliefert werden
  • Termine - Wann und in welcher Reihenfolge müssen die einzelnen Aktivitäten durchgeführt werden
  • Kosten – Wie teuer wird das Projekt und wieviel Geld wird wann benötigt

c) Ausführung

Hier erfolgt die Umsetzung und eigentliche Realisierung des Projekts. Die Liefergegenstände werden hergestellt. In unserem Beispiel sind hier insbesondere die Programmierer, Datenbankexperten und Prozessspezialisten auf Lieferantenseite sowie die betroffene Fachabteilung unterstützt durch die IT Abteilung der Airline gefordert.

Alle notwendigen Aktivitäten erfolgen auf Basis der Planungen.

Da in dieser Phase die Fachleute aus den beteiligten Fachbereichen an der Umsetzung und Realisierung arbeiten, ist diese Phase in der Abbildung etwas heller dargestellt. Die notwendigen Arbeiten zum Projektmanagement werden im nächsten Abschnitt beschrieben.

d) Überwachung und Steuerung

Parallel zur Ausführung wird der Arbeitsfortschritt erfasst und mit den Plänen verglichen.

  • Was wurde bis jetzt fertiggestellt
  • Wann wurde es fertiggestellt
  • Wieviel hat es gekostet

Idealerweise stellt man fest, dass alle drei Punkte exakt den Planungen entsprechen. Wie gesagt: Idealerweise.

Häufig werden jedoch Abweichungen identifiziert. Dann können Maßnahmen ergriffen werden, um das Projekt wieder „gerade zu ziehen“. Aus diesem Grund sind diesmal auch die Fachleute zum Thema Flugzeugumlauf dabei.

e) Projektabschluss

Wenn die neue Software entwickelt, geliefert und mit betrieblichen Daten versorgt ist, kann das System getestet und abgenommen werden. Die Abnahme ist ein wesentlicher aber nicht der letzte Schritt, damit ein Projekt beendet und abgeschlossen werden kann.

Oft hängen an der Abnahme Zahlungen des Kunden an den Lieferanten.

Alle Projektteilnehmer lassen das Projekt Revue passieren und sammeln, was gut gelaufen ist, aber auch was hätte besser gemacht werden können – die sogenannten Lessons Learned. Diese Erfahrungen werden dokumentiert und für zukünftige Projekte bereitgestellt.

Und nicht zu vergessen: Jedes Projekt benötigt ein definiertes Ende. Dieses wird durch eine formale Unterschrift oder einen Beschluss des zuständigen Gremiums erteilt.

Aber vorher sollte das Erreichte gewürdigt werden und alle Projektbeteiligten sollten den Erfolg gebührend mit einer gemeinsamen Veranstaltung feiern …

 

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